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深圳会议活动策划公司的执行流程有哪些?

人气:1179 发表时间:2019-07-02

如果你要举办一个会议活动,选择会议策划公司提供服务是其中的一个选择,但是,很多人不知道会议策划公司能为这个会议活动具体能提供什么服务,所以跟会议策划公司面谈的时候很多东西也不知该讲不该讲。其实,会议策划公司能提供一站式的会议活动服务解决方案,具体流程如下


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1、整体的会议活动策划

确定召开会议的核心价值是双方早期沟通的重点诉求,会议策划公司将根据企业的会议要求提出标准会议模式下为企业量身定制的各个会议版块,包括会议主题定位,邀请人员,会议内容定制,会议流程安排,会议组织及执行方案等。


2、咨询服务

在此阶段,会议策划公司将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场地、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。


3、实地考察

如果您认为沟通后可以相信了这家会议策划公司,那么可以进入这个阶段——会议策划公司会安排委托方或者代表到目的地考察会议策划公司提供(会议酒店其实是由委托方推荐或直接决定)的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。


4、确定会议方案

这个时间需要的是耐心与细致——会议策划公司会一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。


5、执行会议活动

严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。


6、活动总结

将所执行活动的细节整理成文字及光碟形式交客户存档,并协助客户对于此次会议活动的整体情况进行汇总及评估。总的来说,专业的会议策划公司能为整个会议活动提供一站式的解决方案,会议活动策划方案、会议活动执行以及会议活动中所用到的物料、节目等,会议策划公司都能提供。


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