对组织来说，举办会议是一次十分重要的公共关系机会，借会议之机，群贤毕至，进行信息交流，十分有利于提升组织的社会声誉。因此，重要会议的举办，必须要保证其成功与精彩，这需要公关策划人员精心地策划。
尽管会议举行的时间往往由会议组委会确定，但一定会充分照料（承办方）的情况。因而，组织一方面要与会议的委托方进行充分地磋商，另外组织也要考虑好自身的工作安排，使之尽量不影响其正常的工作运行。
毋庸置疑，重要会议的论题内容是提前确定好的，但会议的主题却可以体现承办方的一些理念与诉求。会议的主题是指会议从主旨到内容所体现出的一种思想或精神，是留给参会者对会议主办者及承办方的总体印象。因此，在举办会议时，必须提前确立会议主题，所有的策划下作在这个主题下依次展开。
承办会议，极为重要的是会议的接待工作。会议的参加者可能来自天南海北，差异极大，会议接待工作某种程度上成为会议是否成功的重要标准。在会议固定安排的议程之外，承办方的策划人员可以用心策划议程外的一些活动，增加参会者的意外惊喜与满意度。大型文艺演出。请专门的文艺团体表演与会议主题相符的文艺节目。旅游景点的游览。联系旅行社对著名风景区进行观赏。参会人员的联谊活动。其包括舞会、卡拉OK表演、户外舞会等。对于承办方的组织来说，可以通过事先的调查，精心策划一些有新意而参与度高的活动，给所有参会者留下深刻的印象。
一般情况下，大型重要会议参会人数多、级别高、活动区域相对较大、会议用车较多，因而会议交通问题是要认真对待的。策划者要事先设计好行车路线，有专人事先协调好交通部门，保证出行安全、顺畅，不影响会议各项议程的顺利进行。重要会议的举行，需要媒体的配合。承办方的策划人员要与一些媒体记者进行联系，确定媒体宣传主题，拟定记者招待会的主要内容，确定专人撰写新闻稿件，把握媒体报道视角，注意突出组织的声誉与形象，使会议的召开获得最大的社会效应。
重要会议，主办方及承办方一般会有礼物相赠。恰当的礼物会给与会者留下长久美好的记忆，而选择不当的礼物，则会影响与会者对会议的美好印象，甚至给主办方及承办方留下不好的感觉。因此，举办或承办会议，也要认真考虑礼物问题。
