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深圳举办宴会活动策划要注意的事项

人气:363 发表时间:2019-03-23

晚宴晚会的召开本身是一件繁琐复杂的事情,会前需要邀约客户,找会议场地,做活动策划流程,迎接参会者,晚宴晚会议进行时需要做好会务接待服务,合同签约等等。然而会议结束后,并不代表这次活动就算完成了,还有一些事情需要去安排。


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1、晚宴晚会会议费用结算

在会议的组织过程中,有多项费用需要等到会议结束才能进行结算和支付,例如会议场地的租赁费用、设备租赁费用、食宿费用、人员劳务费等。在会议结束后安排专门的财会人员办理此项工作。结算会议费用时应当做到账款两清、准确无误,将相关的票据、合同和账目妥善保管,防止混乱和丢失。参会人员如果需要发票,可以向其开具正规的票据。同时协助酒店办理参会人员的退房手续。

 

2、晚宴晚会送别参会人员

安排专门的工作人员,在会场外、宾馆门口欢迎参会人员离开。对于一般的参会者,可安排礼仪小姐或他们工作人员送行;对于身份特殊的参会者(如上级领导),则应当安排身份对等的人员送行。送行时应当充分注意礼仪,向对方表现出诚挚的惜别之情。

 

3、晚宴晚会安排暂留人员

由于各种原因,有部分人员在会议结束后暂时不离开,需要主办方继续做好服务工作,妥善安排他们的住宿、饮食和出行。暂留人员中有一部分是外地人员,可能会存在旅游或购物需求,会议主办方应适当给予必要的协助。暂留人员中还有一部分是会议工作人员,由于进行善后工作而需要继续驻留,应当合理安排费用,尽快完成全部工作。

 

4、晚宴晚会送站时间把握

送站服务和报到时不同,会议结束后人员离会往往比较集中,如果是大型会议在短时间内需要大批车辆送站,因此会议组织者应当提前安排足够的车辆和人员服务。如果会场距离机场、车站较远,为了满足需要可以安排大型客车集中运送。送站之前,会议工作人员可根据所预定车票的情况合理分配车辆和运力,保证参会人员能及时到达车站或机场以免延误行程。


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