一个重要的商务会议的成功与否，关键在于策划者的策划思路与方法是否正确，各方面细节考虑得是否周详，会议行程安排是否合理，譬如会议主题的构思、会议场地的布置、会议设备的安装、参会者的住宿和餐饮安排、会议业余时间的安排等等。
面对会议策划时遇到的诸多问题，作为会议策划者的您是否已经找到合适的策划思路和方法呢？到底怎么做才使这次会议达到上级的要求，实现会议的主题思想，闪出商务会议的亮点？
一、参会者的安排
通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。
二、时间安排
确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。
三、活动策划、确定活动主题
在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。
四、拟定活动策划案和具体操作方案
活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，会议核心成员才提供。具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。
五、现场控制
现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训，事前做一些排练。从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面；其次，要在事前准备好备选方案；再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。
