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如何策划一场成功的商务会议活动?有哪些步骤与流程?

人气:338 发表时间:2019-08-11

一个重要的商务会议的成功与否,关键在于策划者的策划思路与方法是否正确,各方面细节考虑得是否周详,会议行程安排是否合理,譬如会议主题的构思、会议场地的布置、会议设备的安装、参会者的住宿和餐饮安排、会议业余时间的安排等等。


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面对会议策划时遇到的诸多问题,作为会议策划者的您是否已经找到合适的策划思路和方法呢?到底怎么做才使这次会议达到上级的要求,实现会议的主题思想,闪出商务会议的亮点?

 

一、参会者的安排

通常情况下,邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

 

二、时间安排

确定时间、流程与目标管理,并做好反馈、调整。一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些,保证后面有时间来调整、完善。

 

三、活动策划、确定活动主题

在会议议程安排时,注意紧凑、连贯,从实践来看,一般控制在一到两个小时为宜。

 

四、拟定活动策划案和具体操作方案

活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本,供策划活动用。一般来说,会议核心成员才提供。具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司,指导整个活动的具体操作,一般比较详细,具体到每一个人每一步,甚至具体到胸卡的内容,时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。

 

五、现场控制

现场控制是体现总协调人应变能力的一环,事实上,一个好的协调人会将工作做在前面:首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训,事前做一些排练。从实践来看,现场的突变往往是因为沟通不畅,考虑不周,以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面;其次,要在事前准备好备选方案;再次,注意积累现场的灵活应变的处理技巧。


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