其实不管你是不是策划会议的高手，倘若你只是站在举办方的立场角度上看问题，那么你必定会遇到各种困难。首先你要明了几点：会议策划你需要做什么、谁来策划会议、会议类型、会议筹划步骤等等。
1、需要做些什么
会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
2、谁来筹划会议
从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。
会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。善于与人共事；善于注意小节；善于解决问题；善于与人协商；能够管理会议财务事宜；熟悉酒店运作；能够安排恰倒好处的菜单；能够熟练操作电脑；能够熟练地与视听服务公司打交道；能妥善接待贵宾和外国客人；熟知各种礼仪；行事果断、执着。
3、会议类型
销售会议
一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
年会
可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。
产品发布会
是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
研讨会
是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
专业会议
是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
奖励会议
是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
培训会议
一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的广州会议室场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。
4、会议筹划步骤
目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。
会议的目标和目的有以下一些：
培训；通知；教育；探讨问题；做决策；引入新事物或介绍新人员；激励；开发；展示；促进与改善；解决问题；讨论如何赢利赢利
5、会议意见统一
在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：
预计召开会议的日期；会议预计召开几天；打算在哪里召开会议；会议形式或程序是什麽；需要多大的场地；以前开过这样的会议吗？结果如何；将有多少人到会；会议预算是多少；与会者对费用开支很在意吗？打算选用什麽级别的酒店和设施；打算选用最高级的房间标准是什麽；谁来制作会议邀请函；会议需要向与会者打印相关资料吗？会议的发言人有哪些？会议需要什麽样的视听设备；需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；
与会者可以携带家属吗？打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？由谁来承担这些活动的费用。
