宴会具有很重要的礼仪作用，有严格的礼仪要求。宴请宾客是一种较高规格的礼遇，所以主办单位或主人一定要认真、周到地做好各种准备工作。
一）明确对象、目的、形式
1、对象。首先要明确宴请的对象。主宾的身份、国籍、习俗、爱好等，以便确定宴会的规格、主陪人、餐式等。
2、目的。宴请的目的是多种多样的。可以是为表示欢迎、欢送、答谢，也可以是为表示庆贺、纪念，还可以是为某一事件、某一个人等等。明确了目的，也就便于安排宴会的范围和形式。
3、范围。宴请哪些人参加，请多少人参加都应当事先明确。主客双方的身份要对等，主宾如携夫人，主人一般也应以夫妇名义邀请。哪些人作陪也应认真考虑。 对出席宴会人员还应列出名单，写明职务、称呼等。
4、形式。宴会形式要根据规格、对象、目的确定，可确定为正式宴会、冷餐会、酒会、茶会等形式。目前世界各国礼宾工作都在改革，逐步走向简化。
二）选择时间、地点 主人确定宴会时间
应从主宾双方都能接受来考虑，一般不选择在重大节日、假日，也不安排在双方禁忌日。选择宴会日期，要与主宾进行商定，然后再发邀请。 地点的选择，也要根据规格来考虑，规格高的安排在国会大厦、人民大会堂，或高级饭店。一般规格的则根据情况安排在适当的饭店进行。
三）邀请 宴会一般都要用请柬正式发出邀请
这样做一方面出于礼节，一方面也是请客人备忘。 请柬内容应包括：活动的主题、形式、时间、地点、主人姓名。请柬要书写清晰美观，打印要精美。请柬一般应提前两周发出，太晚了不礼貌。
四）安排席位 宴会一般都要事先安排好桌次和座次
以便参加宴会的人都能各就各位，入席时井然有序。席位的安排也体现出对客人的尊重。桌次地位的高低，以距主桌位置的远近而定。以主人的桌为基准，右高、左低，近高，远低。座次的高低，考虑以下几点：
1、以主人的座位为中心，如果女主人参加时，则以主人和女主人为基准，近高远低，右上左下，依次排列。
2、把主宾安排在最尊贵的位置。即主人的右手位置，主宾夫人安排在女主人右手位置。
3、主人方面的陪客，尽可能与客人相互交插，便于交谈交流，要避免自己人坐在一起，冷落客人。
4、译员安排在主宾右侧。
5、席次确定后，座位卡和桌次卡放在桌前方，桌中间。
