新闻发布会必须选择合适的时间与地点，对这两个具体问题不加重视，即使主题再好，新闻发代会也往往难以奏效。选择合适的时间地点，要做好以下两点：
必须适合记者的要求，否则来宾就会寥寥无几，难以达到预期效果。选择新闻发布会的时间应尽量避开节假日和有重大活动的日子， 在这此特殊日子里，主办单位报道难以引起公众的注意 。
在具体时间上，通常举行新闻发布会的佳时间， 在周一至周四上午10点至12点， 或是下午3点至5点左右。
新闻发布会如何选择合适的地点
周五排除在外，主要是因为周末随之而至，此刻人心涣散，对新闻报道往往不予重视。新闻发布会日期选定后，要选择好邀请参加的记者范围，主要方面的读者都要尽量照顾到，报纸、杂志记者、电视台、电台记者，还有摄影记者。
也可以只请和宣传有直接关系的记者参加。给记者发邀请信，一般是认识的记者发给记者本人，不认识的记者发到报社、电台、电视台，再由他们选派记者出席。
要提前三天将请柬派专人送到应邀请者手中，不能邮寄，以免发生丢失和滞后收到的请柬的现象， 如果邀请外地记者， 要提前一个月， 最少不能少于半月寄出请柬， 并于会前三四天打个电话落实记者出席情况，以确定邀请记者能否参加会议。
