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深圳中小型发布会活动如何组织策划?

人气:886 发表时间:2019-07-19

举办一场成功的发布会活动,在前期的活动策划方案以及活动的准备工作是必不可少的。为了让新闻发布会更具影响以下为您提供几点参考。新闻发布会涉及到的事情大同小异,一般来说,包括这几大部分:  


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1、活动策划与主题确定  

2、节目策划与议程安排  

3、资料准备  

4、与会人员邀请、沟通与确定  

5、时间、场地落实与场景布置  

6、产品展示、演示与信息发布  

7、现场气氛控制  


一、清楚此次发布会所要达成的目标,发布会的类型,以确定其规格、方向和基本风格

本次发布会主要目的是通过新闻媒体向卫生医疗界、公众传达企业新产品信息,传达企业技术领先的形象,以及“促进人类健康”的品牌形象。发布会的类型属于信息发布,规格应当较高。因为是企业的信息发布,因此,不同于政治性强的会议,基本风格不应太严肃,正式规范中有活泼。  


二、成立筹委会,组织相关的人员,确定组织、人员保障

一个发布会牵涉到方方面面,各项工作相互链接,相互联系,彼此交叉,必须统筹安排,多管齐下,同时进行,仅凭一己之力,殊难完成。组织、沟通和协调非常重要。  

从这个发布会来看,主要的工作可以分为几大块:活动策划与资料准备、官员专家邀请与沟通、新闻媒体的邀请与沟通、经销商的邀请与沟通、产品讲解与展示、后勤与会务、现场布置等,建立组织应该按照事情而定。  


三、建立组织的原则

专业原则

专业的人做专业的事,知人善任。比如,经销商的沟通,市场销售部门是对口部门。其中,专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面,不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长,故新闻界的沟通也不另设组


平衡原则

因事设组,每个组的工作量相对平衡


分工原则

分工应该明确,职责分明,以防止互相推委的现象,另外,隶属分工和横向协作都要明确


扁平原则

一般在大型的活动中有多层次的“金字塔”结构,但在中型的活动中,不宜层级大多,以保证灵活机动,人员不要太多,精干、高效为要


制度原则

尽管是临时性组织,但一旦加入组织机构,人员就应受规章制度的约束。  在国内,大多数记者不会提恶意刁难的问题,有时连善意刁难的问题都少涉及到,往往觉得太不精彩。事实上,提问能够反映记者对会议内容理解、把握的广度和深度,是记者站在大众的立场提出争议点、重点、难点和大众关心的“点”,更有助于传播。  

发布会前一般会准备记者答问备忘提纲,并在事先取得一致意见,尤其是主答和辅助答问者要取得共识。  


在发布会的过程中,对于记者的提问应该认真作答,对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止,对于涉及到企业秘密的问题,有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密,一般来说,记者也可以理解,有的则可以委婉作答。不宜采劝无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题,可以先简单答出要点,邀请其在会后探讨。  


整个会议应有正式的结尾。本次发布会安排在11:30结束,则应该有午间酒会或自助宴会等,在会议结束时,由主持人通知时间与地点。  


发布会后,宴会前,一般在贵宾室安排更深入的采访。  


值得说明的是,新闻发布会千头万绪,方法也尽有不同,尚有诸多细节不能在此反映,这只是方法的一种,更多的还待读者在实践中体会。

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