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预防活动策划可能会出现的失误,你要做好这5项工作

人气:94 发表时间:2019-10-01

在一个活动现场中如果发生差错会造成很多负面影响,而一旦发生损害,它通常是不可能的“再有一次机会的”,所以,我们在执行活动策划之前需要详细规划细节。以下5个在活动策划中可能发生的的失误的环节需要谨慎对待。


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一、确认 

忘记与你的供应商进行确认。一般而言你的事件供应商可能有几个不同的类别客户端,这意味着他们有很多客户端需要记住。在48小时内得到一个口头或电子邮件确认是比较保险的。电子邮件通常是更好的选择,因为你可以把你的期望书面化,并要求他们以书面形式答复。 


二、服务 

没有准备足够的劳动力。在试图平衡预算的事件时劳动力成本始终是一个需要慎重考虑的问题。当活动搭建执行出现劳动力短缺时你可能会面临比超出预算更大的问题。如果你是活动策划公司,你应该协调员工、供应商和活动细节,不要怕花几百块钱雇用更多的工人,这样能确保你的活动顺利进行。 


三、时间 

没有足够的准备时间。活动策划是一场与时间的赛跑,当你策划一个事件活动,你要预留有准备时间,直到你一切就绪。比如,当一个策划活动开始前,你不能让你的客人先到达现场而门却没有开,正常的现象应该是大门保持打开在活动开始前15分钟以上。 


四、应急 

要有一个应急计划。有句名言说得好:计划赶不上变化,在活动执行的时候,天气情况恶劣,或者场地发生其他意外事件的事情都有可能发生,如果发生在执行当天这些都不是容易临时解决的事情。最好提前想出应急的策略,即便是事态无法控制了你打算取消事件你都得准备好需要联系你的客人以及临时组织的方法。 


五、沟通 

要与客户进行提前演练沟通。电子表格,电子邮件和宴会活动的订单是用于传送事件细节极好的工具。但是,仅仅依靠文件作画之际的图片可能导致疏忽细节。更好的策略是与你的客户现场演练行程。在演练的时候讨论每一个流程和细节,犹如事件是发生在你的面前一样。 


上面的任何一个误区都有可能让搞砸你的活动,但值得庆幸的是,这些活动策划失误都是可以预防的。

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