任何的活动都有其节奏和流程，作为活动策划公司必须予以妥善安排。所有细节都需要事先组织得井井有条、准备就绪。策划公司要对活动进行精心的统筹安排，这是活动成功举办的前提保证，因为这样可以使人分清轻重缓急，并将活动结束时间以及各项工作的时间要求安排得恰到好处。
活动的组织分为两个方面，活动统筹安排和工作任务安排。
活动策划公司在确定了客户目标、活动目标、及活动风格，编制了成本清单以及初步预算并且收到了包含条款、条件以及支付要求的签约合同范本等等一系列事宜之后，就应该开始把合同中决定的时间安排和物流情况添加到活动安排表中，而这个活动安排表将成为所有参与主体——活动策划人员、公司的活动策划团队以及供应商——开展工作所依据的出发点，即正式的活动统筹安排。随着活动的逐步开展，必要的变动不可避免，活动要素或增加，或减少，或更新；时间方面的要求可能会发生出乎意料的变化，伴随着新情况的出现、供应商要求与活动要求的变化，要不断更新你的活动统筹安排。应该注意每一次更改活动统筹安排时都要标注更改的序号与日期，就如同更改成本清单一样，这样活动策划公司可以清楚的了解大家是否在使用同一版本的活动统筹安排。
组织上要井然有序，密切关注细节，这是组办活动获得良好效益最为重要的两个要素。因此，做出开展活动的决定后首要的步骤之一便是制作一份活动计划书，并以此作为活动统筹安排的依据。
制订活动统筹安排时最好拿着日历，充分考虑举办日期及所有演员等不同档期问题。切记在活动已经开始了还在因为更改某些细节而出现的被动局面。所以在日历本上要严格规定自己在哪天完成哪些事情，不可怠慢。活动要素中也要设置活动的截止时间，否则可能让你领略到多米诺骨牌效应的威力。原本一件不干起眼的小事却会产生难以想象的重大影响。记得去年在龙岗汽车城做传祺的开业庆典时，业主在最后关头要改变座位安排次序，导致自己没时间进行最后检查。结果漏洞百出，场面尴尬：桌椅搬运过程中因为不是专业的搬运人员而造成损坏，一时缺少四张桌椅，后补的桌椅因为放在他们仓库，离的比较远，一时也没搬过来。如果事先知道次序需要改变，那么这样的尴尬怎会出现，好在没影响活动流程。在与客户、供应商以及一线策划人员进行前期会面之前，就应该将一切都安排妥当。前期会面按照计划应该安排在设备的搬运和安装之前，以便所有参与者都有时间对相关细节做最后的检查，找出来本来可以预见的一些纰漏。
工作安排方面也要注意一些问题。就像作家有自己的剧本，作曲家自己的乐谱，活动策划人员也应该有自己的工作计划表。它如同一个动听的故事，包括精彩的开头，中间和结尾部分。在所有执行团队手里都应该有一份这样的工作表，同一时间各自分工不同但任务都在同一时间得以完成。这样出错的几率大大降低，而且可以消除个人主观上的一些偏差，减少灰色区域与纰漏的发生。往往注意细节会产生神奇的效果。
工作安排任务表就是工作指南，它能明确说明合同具体内容，并采用列举项目的方式把内容展现出来，涵盖各方达成一致的操作成本心仪如何以你所期望的、符合活动风格的方式安排活动的各个要素。工作安排表能够确保一切安排由你决定，而不是你的供应商进行决策。
选择合适的日期是活动取得成功的重要因素之一。除了确保多数志愿者能够出席之外，选择活动日期的时候还要考虑其它因素。例如活动日期前后是否有其他活动安排？如果业主邀请的嘉宾中有些要带小孩的，那么活动日期尽量赶在上学日的晚上举办。客人们也不能呆得太晚，因为明天还会上班。把活动时间安排在周末可能更合适些。作为策划人员还要考虑到节假日问题，有一次业主要把年会安排在元宵节后，参加年会的时候大家都显得无精打采，草草结束。这样的时间安排上就欠妥了：连续经历两个忙碌而令人兴奋的夜晚，会让人感到疲劳，年会的出席率也将受到影响。另外在制定最终计划之前还要考虑季节因素。例如5，10月举办婚礼较多，9月学校开学，11，12月通常大小节日接二连三。
作为活动策划公司一定要策划好活动统筹和时间，这都是活动策划公司的责任，不要期望供应商给你打电话通知你某个截止日期即将到来，这样的事情很少见，合同上也没有规定供应商有些义务。策划公司必须计划好时间安排、最后期限以及相关工作。一旦活动统筹安排准备妥当之后，一切都可以按部就班顺利开展。进行活动统筹安排所花费的时间和精力绝不会徒劳无功，最终必将结出累累硕果并将细化成为工作安排任务表的活动部署和时间安排，可谓一举两得。
