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答谢会活动开始之前的准备工作有哪些?

人气:429 发表时间:2019-04-20

答谢会活动策划作为维护客情关系,保持与员工或新老客户深度合作的沟通方式,一直是企业非常重视和建设的渠道,在举办一场答谢会活动策划之前,企业需要准备哪些事项呢?


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一、会场布置的方案

首先是答谢会活动策划的选址,场地可选择离主办方距离较近的酒店宴会厅作为本次活动的主办场;其次制作会场的效果图与主办方确认并布置,设计需要遵循答谢会活动的氛围和切合主办方想突出的主题:具体分为三点,第一点,现场所有设施、设备的安装与搭建工作;第二点,横幅/背景板的喷绘制作(从签到区域,到引导区域,再到活动的现场);第三点,人员配置现场礼宾、安保服务工作。

 

二、确定答谢会策划的细节

1、确定答谢会活动人数和联络方式,准备邀请函进行要邀约(可通过邮件、电话、短信)

2、在签到处备好签到表和笔以便出席人员签到

3、现场桌椅摆放、道具及资料摆放,横幅悬挂、指引牌是否到位

4、检查电脑、投影设备、影像设备及所需道具是否就绪,如需颁奖提前准备礼仪服、奖盘、锦旗、奖状、奖杯等

5、餐饮准备,采购暖场小吃及茶点,确定答谢会活动的菜谱

6、答谢会活动资料的准备,文字、图片、音乐等准备工作

7、确定主持人的人选,以掌控答谢会活动进度及气氛的负责人等

  

三、活动流程

1、结构:对于答谢会活动策划的流程,通常是:开场、演讲、用餐、演出、互动、抽奖、结尾等几个主要部分组成。而最关键的并不是我出席者们是不是了解这个流程,而是对于这些基本流程,我们应该如何去合理搭配,它们的使用各自占有多少的分量,它们分别能够对整场活动做出什么样的贡献。

2、思路:作为答谢会活动策划和主办方,我们就需要每年通过不同的流程设计、内容填充、环节设计、亮点创意等各个方面进行构思,使每一场答谢会都尽显热烈和融洽,同时又能给所有出席人员惊喜,使之显得与众不同。

3、答谢会活动框架:主持开场、领导致词、互动环节、来宾用餐、中场演出、助兴表演、奖品颁发。


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