大型会议活动前期需要做好的几项准备工作!

人气:1192 发表时间:2019-05-08

会议准备工作,是保证会议顺利召开并圆满结束的前提和基础。会议要想达到预期效果,首先取决于准备工作做得如何。对会前准备工作的要求是:“丝丝入扣,万无一失” 。这就要求精心作好会前准备。


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1、寄发会议通知

会议通知的内容要全,会议“五要素”即会议名称、会议内容、会议范围、会议时间、会议地址都要一一列出,缺一不可。寄发通知时,要做到“早、细、规范” 。所谓“早” ,即发通知要有适当的提前时间,以便于参加者有所准备;“细”是指通知的内容要具体、详细,便于代表赴会;“规范” ,即通知格式要规范,要做到庄重严肃,行文规则。根据会议的内容和参加者的范围,通知可采用张贴或邮寄的形式。邮寄时最好在信封上写明“会议通知,收到急转”的字样,以免中途耽搁,也有的用电话通知。对距离远的会议参加者,有关住宿和差旅费报销等问题都应一并写明。

 

2、选择会议地址

会址的确定要本着适中、方便、舒适、经济的原则来确立。会场的大小,要根据会议内容和参加者的多少而定。会场大而参加人员少,会给人一种空荡荡的感觉;会场小而参加者多,又会给人以局促之感。会场布置要和会议内容相称。在大型会议的会场门口,应张贴“欢迎”之类的告示;如果会场不易寻找,应在会场附近安设路标作为指点。

 

3、确定会议内容

会前要认真研究确定会议的内容,不开无目的、无意义的会议。有些地方,开会好像形成一种惯例,凡会必成文,凡文必开会。会议内容单调而且重复,费时费力,劳而无功,并不能真正解决问题。现代生活的快节奏,使人们始终生活在紧张忙碌之中,召开无意义的会议会浪费与会者的时间,是对他们不尊重的行为。因此,会前应先确定内容,对可开可不开的会议,则坚决不开。

 

4、确定与会代表

在会议召开之前,必须确定参加会议的人员名单或者人员范围。确定的原则应该是一切从有利于工作出发,严格控制与会人员范围,做到该邀请的邀请,该控制的控制,坚决杜绝与会议无关的人员参加。邀请与会议无关的人员参加,不仅是对其他代表的不恭,也是对他本人的不敬,同时也会冲淡会议气氛。

 

5、其他准备工作

要把会议开好,除以上几条外,还应提前做好其他准备工作。应在会前成立会务组,大型会议还应分别成立秘书组、文娱组、生活组等,并确定各组的职责范围,做到分工明确,落实到人。此外,还应包括印发会议文件、制发会议证件等。总之,要做到安排妥当,万无一失。