一场精彩的年会策划,只需要抓住三个重要的关键因素!

人气:1078 发表时间:2019-05-04

作为公司年会的策划者,怎样策划一场精彩的年会让公司领导满意,同时也让公司员工满意。其实没那么复杂,一场精彩的年会策划,深圳活动策划公司小编认为只需要抓住三个重要的关键因素。


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一、年会前期策划阶段

1、确定年会人员构成,参会人数

2、根据人数寻找适合的场地,如果员工自行前往,要考虑公共交通便利性。

3、会议场地在年底都比较紧俏,要提前预定,场地费和餐饮费占年会支出大头,一定要选择性价比高的会场,并提前预定。

4、预定完场地后,选择一家活动公司勘察场地,根据现场情况提出会场布置方案。并根据实际需求列出所需物料清单和报价。

5、成立年会筹备小组,由专人负责年会相关事宜。筹备小组根据各项费用做出年会预算。

预算大致包括:

a)     酒店费用:场地费用、餐饮费;

b)     活动公司费用:灯光、音响、LED大屏、签到背板等;

c)     颁奖典礼所需费用:公司为表彰优秀员工、优秀团队所设的各项奖励,无论是现金还是荣誉,这部分费用要考虑进去。

d)     其他费用:各单位、各部门年会节目所需服装道具费用、教练费用等。

以上费用总和为年会预算,公司决策层根据预算进行调整,最终行成一整套年会方案。


二、年会中期筹备落实阶段

第一阶段完成后,年会方案基本形成,需要进一步筹备和落实,这一阶段由筹备小组来完成。

1、集团层面成立筹备小组,并由筹备小组自上而下建立年会筹备委员会,落实到各分公司由专人负责。

2、召集各分公司总经理召开集团动员大会,提高各分公司对集团年会的重视程度,要求全力配合筹备小组的工作,并分配工作任务。

3、由筹备小组编写年会通知(倡议书),以邮件形式发给集团所有员工,内容包括年会时间、地点、各项要求、各部门节目报送要求等。

4、筹备小组完成以下几项工作:

1)年会流程细化

2)确认合适的主持人,编写串词

3)年度优秀个人、团队评选

4)年会场地落实,餐饮菜单确认等

5)年会场地布置物料细化、落实

6)完成各分公司、各部门上报节目审核、并对需要服装道具的节目给予费用报销支持。

7)公司颁奖典礼策划。根据所设奖项进行奖杯制作,奖品购置以及颁奖环节流程安排。


三、年会现场管控阶段

如果顺利的完成了上面两个阶段的工作,那么现场执行阶段就会容易的多。年会开始前要进行详细的工作安排,把每一项工作落实到人,重要的岗位要安排多人来负责。

现场执行大致分为以下几个重要环节:

场地布置

由活动公司和场地出租方共同完成,活动公司负责音视频设备安装、会场布置,场地出租方完成座椅摆放。

活动彩排

活动开始前一天完成彩排工作。包括主持人串词、节目彩排,收集所有节目的伴奏音乐、背景音乐,活动公司配合完成。

物料准备

年会所有物料全面检查,不能有遗漏。

签到环节

专门的签到区域,控制好人流、并引领到会场

入场环节

入场后每个员工要能找到自己的座位,在座位或者圆桌上做上人名标识

活动现场

由专人进行现场管控,并分成几个小组:视频组、音频组、灯光组、催场人员、道具组、餐饮组。每个组由现场导演统一调配指挥。