如何安排大型会议活动的相关工作?

人气:1483 发表时间:2019-05-04

在大型会议的进行期间,会议组织者的工作能力将经受严格的考验。秘书必须要仔细检查,才能保证自己良好地执行所有为会议而制定的周密计划。今天深圳活动公司为大家介绍在大型会议进行期间的主要工作有哪些?


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一、接待会议来宾

作为比较正式的大型会议,与会者中往往有一些重要的来宾出席,迎接会议成员或来宾是会议组织中表达良好意愿的重要表现。接待来宾不仅仅限于在会议入口处签到,还需要将一些客人迎人休息室,并热情地将宾客做相互介绍,陪同他们一起进入会议室。如果宾客众多,可以先引导进入衣帽间。再引导至签到处,最后陪同进入会场。


二、与会者签到

了解与会者到会的情况,除了报到时进行报到登记外。在正式开会时进入会场时往往还要进行一次签到。这样可以了解与会者是否 真正到了会。特别是有些重要的法定性的会议,需要达到一定人数,会议的表决才有效时,签到就尤其显得重要了。签到的方法有电子签到和手工签到两种。


三、会议期间的协调工作

会议正式开始后,会议的主体是会议主席和与会者,但秘书作为会议的组织者还要做很多的协调工作。这些工作有

①为大会的负责人、会议主持人或其他与会者处理他们提出的特殊要求。

②为会议的录音、录像工作做好技术保障。

③根据报到表印发与会者的通信录。

④收集大会的新闻消息并打印成简报,并将简报分发给与会者。

⑤复印会议文件资料。