组织筹备一场庆典活动,应该要注意哪些问题?

人气:999 发表时间:2019-04-26

对商界人士来讲,组织庆典与参加庆典时,往往会各有多方面的不同要求。庆典的礼仪,即有关庆典的礼仪规范,就是由组织庆典的礼仪与参加庆典的礼仪等两项基本内容所组成的。 


3.jpg


组织筹备一次庆典,如同进行生产和销售一样,先要对它作出一个总体的计划。商务人员如果受命完成这一任务,需要记住两大要点:其一,要体现出庆典的特色。其二,要安排好庆典的具体内容。 


毋庸多言,庆典既然是庆祝活动的一种形式,那么它就应当以庆祝为中心,把每一项具体活动都尽可能组织得热烈、欢快而隆重。不论是举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面,还是全体出席者的情绪、表现,都要体现出红火、热闹、欢愉、喜悦的气氛。惟独如此,庆典的宗旨塑造本单位的形象,显示本单位的实力,扩大本单位的影响,才能够真正地得以贯彻落实。 


庆典所具有的热烈、欢快、隆重的特色,应当在其具体内容的安排上,得到全面的体现。 

庆典策划

确定来宾及发放请柬来宾组成:政府官员、地方实力人物、知名人士、新闻记者、社区公众代表、客户代表或特殊人物等。总之,来宾要具有一定的代表性发放请柬要求:请柬提前7—10天发放。重要来宾请柬发放后,组织者当天应电话致意。庆典头晚再电话联系。 


设计庆典活动程序一般程序

主持人宣布开典介绍来宾由组织的重要领导或来宾代表讲话安排参观活动安排座谈或宴会邀请重要来宾留言或提字。 


落实致辞人和剪彩

致辞人和剪彩人分己方和客方。己方为组织最高负责人,客方为德高望重、社会地位较高的知名人士选择致辞人和剪彩人应征得本人同意。 


编写宣传材料和新闻通讯材料列出庆典主题、背景、活动内容等相关材料,将材料装在特制的包装袋内发给来宾。对记者,还应在其材料中添加较详细的资料,以方便记者写作新闻稿件。 


庆典活动的接待工作设置接待室。对所有来宾,都应热情接待,耐心服务对重要来宾,要由组织领导亲自接待他们的签到、留言、食、宿均应由专人负责。 


在庆典的筹备组织内,根据实际需要,下设若干专项小组,分别针对如公关、礼宾、财务、会务等各专项负责,使权责清晰明确。其中礼宾组,最为重要。 


庆典的礼宾接待组,通常由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的男女青年组成。具体工作有以下几项:一,来宾的迎送。二,来宾的引导。即由专人负责为来宾带路,将其送到既定的地点。三,来宾的陪同。对于某些年事已高或非常重要的来宾,应安排专人陪同始终,以便关心与照顾。四,来宾的招待。即指派专人为来宾送饮料、上点心以及提供其他方面的关照。 


举行庆祝仪式的现场,是庆典活动的中心地点,应精心布置好。对它的安排、布置是否恰如其分,往往会直接地关系到庆典留给全体出席者的印象的好坏。依据仪式礼仪的设计程序,在布置举行商务类型的庆典现场时,需要通盘考虑: 


周年庆典地点选择

因秉承“量体裁衣”原则,根据庆典目的结合实际进行选择,切勿因地点选择不慎,从而制造噪声、妨碍交通或治安、顾此而失彼。 


周年庆典环境美化

在着力烘托出热烈、隆重、喜庆气氛的同时突出举办单位特色,避免“喧宾夺主”。 


周年庆典场地大小

根据参加人数合理选择,过大或过小都会影响庆典效果。 


周年庆典音响准备

对于曲目严格审查,使其符合整体烘托要求。对于设备严格把关,调试工作做细做好。 


最后,庆典程序详尽清晰。仪式礼仪规定,拟定庆典的程序时,有两条原则必须坚持:一,时长适度。二,过程明晰。