企业公关活动如何选择适合的场地?

人气:715 发表时间:2019-09-17

企业需要举办一场公关活动策划,必然也会有活动场地的需要,举办活动策划选择活动场地要考虑的要素主要考虑以下几点:按照人数的规模,实地考察活动场地环境,以及客户对场地的特殊需求。 

 

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1、依照人数规模(多少人或多少坪场地)向饭店或会议中心询问可否订位,通常会从地点比较方便的几家开始询问,如果没有适合场地,才会去询问其他地点,通常比较热门的场地常常会先被预约,我们就只能排在waiting list,所以还会另外订1-2家适合的场地作为备案。(所谓的waiting是指有人先订了,但是没有付钱,所以还有很大的机会排到),我们需要知道下列讯息:

a) 有哪几间符合人数规模的场地可供预定或是waiting,各是几坪,场地费一个时段多少钱(通常是早上、下午或晚上三个时段)。场地容纳人数会依活动性质而不同,如果是记者会,通常摆4-6人圆桌,容纳的人比较少、如果是研讨会,摆教室型(即长条桌加椅子),容纳的人数较多,若是演讲,摆听讲型,仅摆讲台和椅子,可容纳最多人。

b) 提前进场布置需要加多少钱,很重要!(因为有时候如果场地布置比较费工,下午的活动可能早上8点场佈公司就要进场;早上活动前一晚要进场),通常饭店会打六折或更低。    

c) 其他设备是否加钱,加多少:投影机、投影幕、麦克风、扩大机及音响设备、拉电线(多少瓦)、舞台板、若是国外来宾演讲,场地有无即时口译设备。 

d) 餐点场地是否提供,还是需要外叫、如何计价。

e) 场地平面图。     


2、当客户口头上表示偏好后,我们会和饭店还有场佈公司约时间去实际看场地,以免平面图的感觉和现场不同。

a) 场地形状是否适合举办活动,或场地该如何布置。

b) 场地挑高:有些活动需要特别高的场地。

c) 舞台是否由场地提供,还是需要由外面场佈公司提供,提供的舞台多大多高,舞台摆在那边。

d) 投影幕摆在那边,可否移动,投影机是固定式的吗?还是摆在桌子上?

e) 灯光在什么位置,数量是否符合活动所需,还是由场佈公司外加灯(那就必须拉电线,通常场地方会再另收一笔费用)

f) 菜单内容,饭店通常一人份至少要300-400元,若非用餐时间,可只点实际人数的3/4份就好。g) 是否提供免费的停车卷(通常饭店自有停车场会提供数量不等的停车卷),若无停车场,附近最近的停车场在哪?

h) 接待桌位置、提供几个接待牌(从门口指引至活动场地)     


3、特殊需求:有些活动需要进车子或乐器,所以可能需选在户外开放场地,或者是一楼,这就要费功夫寻找。