如何做好周年庆典活动现场执行工作,遇到突发情况如何处理?

人气:809 发表时间:2019-08-31

周年庆活动对企业有着很重要的意义,通过活动建立良好的客户关系,同时也可以 提高品牌知名度与未来前景,同时将企业文化传递给客户,为企业未来的发展带来积极的影响。周年庆典的每一个环节,都需要有充分的准备和安排,面对突发情况时要灵活处理,提前准备应对方法等等。  


1 (63).jpg


1、周年庆典预算的控制

a、在活动方案中,活动预算表均以审批单的形式,报组委会审批后,方可支出。  

b、宣传物料:各种宣传物料包括展架、易拉宝、手提袋、会议流程表、24小时联系卡、签到处、晚会舞台背景、气拱门、气球等,均由设计人员设计后,提交组委会主人审批,有采购部门按照时间节点进行制作  


2、周年庆典现场控制  

a、在活动时间确认后,应该对发言和出席的领导日常安排进行确认,确保能够顺利参加周年庆典活动。  

b、所有发言人员的发言稿和PPT应提前准备,均由组委会进行审阅,审阅通过后方可使用。  


3、周年庆典旅游活动安排  

a、参观由后勤主管进行监督和管理,做好现场装饰安排,彰显喜庆色彩  

b、旅游由旅游公司负责,公司委派人员陪同,协调。  


4、周年庆典晚会现场安排  

a、晚会节目的安排及互动抽奖环节,提前召开会议予以确定  

b、晚会节目应由员工自编自演,亦可找策划公司寻找演艺资源。节目要求应和周年庆典密切联系,时间应准确控制。  


5、周年庆典客户的安排  

a、参加庆典的工作人员均佩戴工牌,让与会嘉宾了解其工作,便于沟通  

b、与会嘉宾没人发送活动流程表和24小时联系卡,以便与会人员在任何时间联系。  

c、组委会准备常用药品,以解决天气等外界因素造成与会嘉宾的身体不适时,能够在第一时间处理。  


6、周年庆典宣传安排  

a、邀请2-3家与公司具有密切往来的媒体人员参加,全程感受活动的组织与进行,让其切实的感受到公司的文化与氛围,同时促成在各自宣传载体形成新闻类稿件,宣传公司活动与品牌;  

b、借助周年庆典的契机,在专业杂志刊登“促销”广告,配合媒体宣传扩大影响力,促进销量;  

c、第一时间图文并茂形成新闻稿,发布在公司网站,并通过官方“微博”“论坛”等形式进行转载或转发;对会议视频、照片进行存档,在公司宣传视频制作时将作为重要元素,同时在各种展会、宣传活动时播放,以彰显公司实力,树立品牌。  


7、周年庆典应急预案  

a、为了确保活动正常进行,在设置专人确保会议在酒店、公司等区域不被外界因素所打扰;  

b、与会嘉宾人数:与会人数直接关系到会议整体安排、费用支出、活动效果等,因此销售人员应在邀请信发出后确认、会议前确认、客户日程安排确认等,如果在会议时,与会人员未到,应尽快通知组委会,及时对相关安排进行调整,以降低损失;对部分重点客户,应有销售部门负责人主动联系,确保到会;  

c、活动中得客户代表发言环节,应安排1-2名忠诚客户,以防无人发言的情况发生。