在创建一项活动的过程中，一个关键的要素是理解该活动所处的环境。而活动的举行所面临的各种处境将是它能否胜利的决议性条件。为了理解这些处境，我们必需首先明白谁是那些活动中的主要角色――利益相关者，以及那些被活动的举行所影响的人和组织。
接下来，我们必需精确理解这些主要角色的诉求――他们各自希望在活动中得到什么，以及那些最可能影响他们对活动的觉得的要素。一旦我们理解了活动所处的环境，他们就能在活动的创新、成型以及运营过程中处于最佳的位置，并使活动到达最佳结果。一句话，只要不时地停止换位考虑，并让各参与者得到利益，这样的活动才是好的活动。
那些与活动的结果有合法的利益关系的个人和组织被称为活动的利益相关者。一个胜利的活动运营公司必需能区分谁是活动的利益相关者以及他们各自由活动中的需求，要判别他们的各自需求能否有堆叠和抵触的中央。而一项活动的胜利与否取决于活动经理人如何均衡利益相关者们的诉求、希冀、和利益之间的抵触。
活动与各主要利益相关者之间的关系：
活动组织机构――提供活动的管理，经过活动达成各项任务。
活动举行地――提供活动的外部环境，承受活动所带来的各种影响。
资助商――提供资金或实物，得到市场的品牌认同。
媒体――担任活动的推行，得到活动的宣传内容或广告收入。
工作人员――为活动付出劳动和支持，得到薪酬或奖励。
活动的参与者和观众――提供参与和支持，从活动得到文娱或奖励。
各主要利益相关者的详细剖析：
活动组织机构
政府
政府举行活动是有许多缘由的，包括：社会、文化、旅游、和经济的利益驱动。而其中一些政府部门存在的功用之一就是要举行活动，如：旅游部门、文化和体育部门等。
公司
公司对活动的介入是水平不同的，有的是经过资助活动来向市场推行他们的产品和效劳;有的是经过和政府合办活动来到达获取政府资源等等综合的目的;有的公司则为本人量身定做特地的活动来发布新产品、增加销售、并强化公司形象;当然还有些公司，他们的生意内容就是活动运营，如演出商、体育推行公司、会展公司等。
社区、社团
效劳于本社区、社团多种多样的兴味和需求，如本地体育活动、社区慈悲捐助会、汽车俱乐部聚会、本地艺术制品展等等。
活动组织机构的类型
活动的主办方是政府、公司、还是社区或社团，将决议活动组织机构的性质。假如主办方是政府、企业、或行业协会，活动的运营将由他们的雇员或者专业的活动运营公司来完成;假如主办方是社区或社团，活动的举行将最可能由意愿者来完成。
活动举行地
活动举行地的心态、需求、兴奋点将决议地对活动作风和时髦的承受水平。而当前对活动举行地影响最大的一股新的力气是全球化和新科技。全球化和新科技的分离让这个世界看上去更小、更复杂了。这一过程则由于媒体技术的开展而加快，这股力气能把那些不同寻常的本地活动带到世界观众的面前。全球化和新技术对活动将来的影响包括：
机遇将会喜爱那些能充沛应用全球化和新技术条件下的工具和环境，同时坚持举行地的共同性，并表达本人的特别诉求的活动。
全球化将给活动，特别是公司活动的产品和市场，带来“规范化”。
专业的活动运营公司将有可能把好的活动及其形式快速扩张，在大幅进步劳动消费率的状况下，能做到同时操控好几个活动的运转。
资助商
近20年来，活动资助大幅进步，同时资助商对资助的见地也大有改动。许多大资助商已从过去仅仅把活动资助看成是博取社会好感的公关工具，变成把活动资助当作市场营销组合拳中的重要组成局部。
媒体
能够说，媒体的反动带来了活动的反动。活动在现代媒体上的存在至少与它的现场存在一样有力，以至更有力。活动的现场观众与它的电视观众相比可能相得益彰，以至疏忽不计，由于有些活动就是为电视观众特地打造的。从媒体资助与媒体给付的转播报道权费中，活动收益良多。经过媒体的宣传推行，活动的商业资助商得到了更多的价值报答。当然，媒体也经常直接影响着活动的创意和执行，同时也深入地影响着活动与它的现场观众之间的关系。迄今为止，体育竞赛是媒体和活动互相作用中的最大赢家，也是最大输家。
工作人员
活动的另一个重要的利益相关者是为活动的执行而组成的团队。为使活动的运转实在有效，活动的视野和理念必需为团队的一切成员所共享，从项目担任人、艺人、和企宣人员，到舞台监视、普通职员、门卫、清洁工，都要统一思想。无论活动的大小，活动的团队就是活动的脸面，每个团队成员都将关系到活动举行的成败。
团队中的关键人物是项目担任人。最富有效率的项目担任人是充溢生机的指导者，他们有才能鼓舞、激起别人，使活动的目的成为全体团队成员的目的，并加以完成。普通的项目担任人只是忙于处理问题，而优秀的项目担任人却懂得如何煽动别人想方设法地去完成目的。
大多数的人参与活动的总体感受是好的，但总是会受一些细节问题的搅扰。处理这种问题的办法有多个，不过团队的选择和管理总是其中的关键。在团队管理方面，美国迪斯尼乐园的一个做法是：公司每天都会在公告栏中劝诫一切员工，消费者可能在他们的这终身中只造访一次迪斯尼，但是他们这一次访问的阅历所留下的印象将会永远保存下去。
活动的参与者和观众
参与者和观众的主要关注点是：活动的内容、地点、物质供给和运转。抵达现场的便利度、节目的精彩度、食物和饮料的取得、效劳设备的运用、进出场地的便利度等等，都会影响到他们的享用和温馨水平。当然，那些不可控的要素，如，他们所支持的球队是赢是输，以及其它的境遇，都会影响他们对活动能否胜利的判别。其次，如能否有时机与明星互动、在活动中开展社会关系的时机、公司接待和所持票的座位晋级的时机等等，也都会影响到他们对活动举行的总体评价。
