深圳筹备新品发布会活动的准备工作有哪些?

人气:999 发表时间:2019-07-05

根据深圳发布会策划公司多年活动策划和活动执行经验来和大家一起分享公司新品发布会策划需要筹备的一些工作。我们主要从新品发布会的人力筹备,策划物料筹备以及策划场地筹备这3个方面来跟大家详细谈谈。


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一、公司新品发布会策划人力筹备

人的准备发布会人的方面的准备包括三种:

第一个指的是参会嘉宾的确定,直至嘉宾正常出席发布会。

第二个,指的是参加此次发布会的观众,需要从宣传到报名结束,保证此次发布会的参与人数。

第三个,指的是活动现场的工作人员,现场人员的分工,各司其职,保证发布会活动的顺利召开。

嘉宾的确定,往往需要在策划发布会环节就开始对嘉宾进行邀约,并且随时确定嘉宾的排期与动态,最好能有专人维护对接,直至对方出席发布会现场。因为一般大咖的时间排期都会比较满,在一对一对接的情况下,首先能与嘉宾保持密切联系,显示主办方对活动嘉宾的重视。其次也是为了持续确认嘉宾的时间安排,保证嘉宾按时到场。发布会观众的招募,也需要在策划发布会前就开始进行,且在预热期结束时,就必须完成发布会观众的招募工作。按照以往经验,招募观众的数量,最好大于实际现场能容纳的参与人数。

因为当天极有可能部分观众因各种原因无法参加活动,即使各位观众都按时到场了,我们也可以营造现场一种高朋满座、人气爆棚的现场氛围。发布会工作人员的确定,需要在发布会预热期结束前确定好。最好列一个分工事项表和负责人联系表。将工作职责分配到人,专人专岗。并且部分工作人员有紧急问题时,随时可以联系相关负责人,协助解决。


二、公司新品发布会策划物料筹备

物料的准备物料的准备,主要包括两种:

第一种是指的发布会前期的宣传物料,如之前说的邀请函,创意视频等;

第二种,指的是发布会当天参会人员的伴手礼以及嘉宾礼物。因为这些物料都需要一定的制作周期,比如视频,需要经历脚本文案的确定,拍摄,剪辑,最终成片等过程。礼品的制作需要经过挑选,打样,批量制作,运送等过程。

每一种物料的确认,一般都还需要公司领导的拍板。因此整个周期非常长,物料准备的截止时间,就是预热期结束时,也就是说,发布会前一天,所有的物料,必须全部准备到位。

 

三、公司新品发布会策划场地筹备

新品发布会策划场地的准备,包括两个步骤,第一步是策划发布会阶段,需要挑选合适的活动场地。第二个是,发布会召开前夕,发布会现场需要布置完毕。常见的发布会场地,按照人数规模不同,一般分为酒店、会议中心和体育场馆。在确定发布会场地时,需要综合考虑场地的档次标准、交通条件、人数规模、整体价格、场地排期等因素,挑选出一个性价比最合适的场地。

在布置发布会现场时,需要提前设计布置方案,合理规划发布会现场的各个区域,包括检票区、活动会场、互动展示区等,活动会场又分为领导席、嘉宾席、媒体记者席、普通观众席等。还有现场各个宣传元素,这些也需要考虑好。如果预算足够的情况下,布置场地的工作,交给一个靠谱的外包供应商来做,往往效果看起来会更专业,主办方也能更省心。


综上,当我们考虑周全并执行了一整套的发布会筹办内容后,包括3个核心和两条线:发布会主题、发布会当天活动环节和发布会嘉宾、发布会宣传线和发布会资源落地线。


此次发布会的筹办就基本准备完毕了。仔细发现,我们完成由内而外,从核心到整体的筹办工作。这样的一个思路,对除了举办发布会之外的大型活动,也能起到一定的借鉴意义。但是,还是有一些点也需要大家注意:筹办发布会是一个系统性的工作,最好能进行团队化协作,互补不同同学的优势,单靠一个人的力量几乎不可能完成。


筹办发布会的过程中需要大量的准备工作,做好进度的把控非常重要,作为负责人,对于发布会各个准备环节的进度,一定要做到心中有数,稳步推进。发布会是一个巨大的工程,耗时耗力,我们需要细心细心再细心,检查检查再检查,随时迭代优化策划到执行一场发布会,是一个非常辛苦的过程,有身体的累,也有心累。


我们经常会感叹,看着发布会从想法到落地实行,就像看着我们的一个孩子从孕育到出生一样。相信每个做过大型活动的运营同学,都会有类似体会。不过我们那些痛苦的、懊恼的、沮丧的经历,最后不统统都会变成我们的成长么?