活动策划人员如何处理活动中的异常问题?

人气:874 发表时间:2019-07-01

活动策划公司在策划公关活动的时候,经常会遇到一些突发状况和临时性的一些小问题,这些问题非常考验活动策划现场工作人员的临时反应以及应变能力,活动策划人员除了要有超强的现场应变能力之外,提前了解一些活动现场经常突发的异常状况,也是一个非常好解决问题的途径。


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1、表演什么时候开始?

作为活动策划组织者,一定要提前跟演员沟通清楚.通常音乐表演或者娱乐活动(北京活动策划公司)要安排在客人预计到达的时间前至少15分钟开始,这样就不会出现冷场.要向演员强调必须在客人到达之前做好准备.有些演员档期较满则要提前做好安排。


2、如果活动到达高潮,是否需要演艺人员延长演出时间?

如果遇到需要延长时间的情况,活动策划负责人要向演员说清楚.有些地方聚会可以持续到XX点,但要清楚是不是须要得到相关部门的找准.同时活动策划公司要清楚延长演出时间需要支付的费用,必须向乐队讲明在接到通知之前不能折走乐器设备。 


3、设备的使用情况如何?

设备是精美的、粗劣的、还是年久未修的?是否符合公司形象?是否存在着这样或那样的问题?是否有不雅的图片或文字?不要到活动当天才猛然发现设备的质量不过关。


4、舞台上是否摆有公司标志的物品?

活动策划人员应该向经纪人咨询.如果舞台上摆有公司产品,某些明星可能会拒绝登台,因为这样看起来像是在为该产品做代言.因此,必须得到对方的书面同意或者使产品展台与表演的舞台区分开来。


5、是否需要化妆室?

所需要的化妆室数量与大小各是多少?是否有特殊要求,例如镜子、特殊照明、桌椅、衣架、储物间或茶点?如果娱乐节目中有动物表演,那么策划人员要确保活动中客人的安全,还要注意动物的喂养、饮水问题.如果需要的话要增加安保。


6、服装方面有什么要求?

演员应该如何着装,是盛装前来还是来到后再换衣服?如果他们人体彩绘或者化妆面积较大,他们是否需要单独的洗手间?化妆室是否需要采取安保措施?总之,演员的着装和举止方面的要求必须向签约的演员交代清楚。


7、是否有不宜演奏的歌曲?

了解乐队全部歌曲,制订活动中演奏的曲目表,之后再进行核查.要记住,你是顾客而顾客就是上帝,如果对方坚持演奏一些歌词或曲调对于活动不宜的歌曲,可以终止合同.无须去迁就那些自大狂。


8、一旦发生紧急情况,是否联系演员或演员公司与经纪人的固定电话和手机号?   

必须知道上述人员的电话,如果在活动当天出现意外,应该知道找谁、去哪里找、如何最快找到。


9、设备什么时候到,安装需要多久时间?

活动策划布展时要了解设备的方式,以便确定是否需要为卸车停车做出特殊的安排.是否聘用了工会工人、支付了工会费用?设备安装是否随时可以进行?由谁来负责安装工作--是乐队、会场、还是我方.安装乐器并进行试音需要多长时间?在进行场地布置和餐桌摆设之前,乐器设备必须安装到位.设备安装与会场内进行的其它工作如何协调?先后次序如何安排? 


10、如何处理嘉宾的要求?

在处理嘉宾的要求时必须考虑到各方面的情况.例如,为了方便嘉宾在招待会上互相结识与交友,活动策划者可以安排了低缓的爵士乐,但是有嘉宾要听别的(如硬派摇滚),那么你希望主持人如何处理?例如,可以告诉嘉宾大会只准备了爵士乐,询问是否有比较喜欢的爵士乐手,改换音乐将会改变整个晚会的基调,之后再想回到原来的预期氛围则并非易事